Ausgangslage

Das International Bern Welcome Desk (IBWD) steht als offizielle Anlauf- und Verbindungsstelle für die Anliegen der internationalen Gemeinschaft zur Verfügung. Im Auftrag des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA), des Kantons sowie der Stadt Bern erteilt es Auskünfte und Beratungen, organisiert oder unterstützt Veranstaltungen und fördert den Austausch innerhalb der internationalen Gemeinschaft sowie mit der Lokalbevölkerung. Das IBWD wurde zunächst für eine mehrjährige Pilotphase eingeführt. PrivatePublicConsulting (PPC) wurde mit einer Evaluation der Pilotphase beauftragt.

Zielsetzung

Mittels der Evaluation sollten das Kosten-Nutzen-Verhältnis des IBWD plausibilisiert sowie allfällige Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. So sollte eine Grundlage geschaffen werden, auf deren Basis die Auftraggebenden des IBWD über die Weiterführung und allfällige Anpassung des Angebots entscheiden können.

Herausforderung

In diesem Mandat lag eine wichtige Herausforderung in der Konzeption: Ein umfassendes, quantifiziertes Gegenüberstellen von Kosten und Wirkungen wäre wünschenswert, im vorliegenden Fall aber mit grossem Aufwand und Schwierigkeiten bezüglich der Datenverfügbarkeit verbunden. Auch ein Benchmarking mit ähnlichen Organisationen war aufgrund beschränkter Vergleichbarkeit wenig zielführend. Deshalb wurde gemeinsam mit der Auftraggeberin beschlossen zu untersuchen, ob das IBWD seine Ressourcen zielgerichtet einsetzt und die vorgegebenen Ziele erreicht, worin der hauptsächliche Mehrwert für seine Zielgruppen liegt sowie welche Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Vorgehen

Als Grundlage für die weiteren Arbeiten diente eine gezielte Analyse von internen Dokumenten des IBWD. Die Perspektive der Zielgruppen wurde mittels zwei Online-Umfragen eingeholt: eine bei Personen, welche die Dienstleistungen des IBWD bereits in Anspruch genommen hatten sowie eine zweite bei Organisationen, welche Mitglieder der Zielgruppen des IBWD beschäftigen. Um Auswirkungen auf die Verwaltung zu erfassen und die Sichtweise der Auftraggebenden des IBWD zu berücksichtigen, führte PPC schliesslich Gespräche mit Vertretenden des EDA, des Kantons sowie der Stadt Bern.

Ergebnis

Basierend auf den Resultaten formulierte PPC fünf Empfehlungen zuhanden den Auftraggebenden des IBWD zur Weiterführung und zukünftigen Ausrichtung der Organisation. Die Ergebnisse und Empfehlungen flossen in einen Schlussbericht zuhanden der Auftraggebenden.